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Sie sind große Zeit- und Kostenfresser in Unternehmen: Akten und Unterlagen. Sie stapeln sich in deutschen Büros und Lagerräumen bis unter die Decke. Neben dem reinen Platz, den sie wegnehmen, verzögern sie zusätzlich die Unternehmenseffizienz, da relevante Unterlagen zunächst aufwändig zusammengesucht werden müssen. Eine Alternative zu den Sammelmappen in Papierform sind elektronische Dossiers. Diese werden in einigen modernen Startups und Behörden bereits eingesetzt und bieten das Potenzial, einen wichtigen Schritt zum papierlosen Büro zu leisten. In diesem Beitrag erfahren Sie, worum es sich bei eDossiers handelt, welche Vorteile sie bieten und warum sich eine Einführung auch in Ihrem Unternehmen lohnen kann.
eDossiers – die digitale Schriftgutverwaltung
Bei eDossiers handelt es sich um digitale Akten, die Teile oder die Gesamtheit der Schriftgutverwaltung im Unternehmen von physischen Papierblättern in ein EDV-System übertragen können. Dies wird mit speziellen Dossier-Softwareprogrammen realisiert, die entweder als Modul in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden oder als Komplettsuite fungieren. Wichtige Unterlagen, die jeden Tag im Büro anfallen, wie Kunden-, Projekt- und Personaldaten, E-Mails, Zahlungsverkehr, allgemeine Notizen und Anmerkungen zu Projekten, sowie juristische Zusammenhänge werden an einem digitalen Verwaltungsort zusammengetragen und gebündelt. In Bezug auf die visuelle Erscheinung und die Strukturmerkmale gleichen die eDossiers dabei physischen Akten – so nutzt man hier beispielsweise auch Registerkarten und Deckblätter für die Navigation.
Ein elektronisches Dossier kann nahezu in jedem Unternehmen genutzt werden, da heutzutage überall Unterlagen anfallen, die nach Themenbereichen geordnet werden – egal, ob in Form einer Personalakte oder einer Sammlung zu einem spezifischen Projekt. Selbst kleine Startups und KMUs können von einer eDossier-Lösung profitieren. Bei der Wahl sollte jedoch darauf geachtet werden, dass das Produkt zu den eigenen Anforderungen passt, damit sich die Einführung und Nutzung unkompliziert gestaltet sowie keine Kosten für ungenutzte Features verschwendet werden.
Weniger Platzbedarf und Papierverbrauch im Büro
Die Vorteile einer solchen Lösung werden schnell ersichtlich: Es wird kein Raum mehr benötigt, um die anfallenden Daten zu verwahren und zu archivieren. Statt eines großen Archivraums wird nur ein digitaler Speicherplatz benötigt, der in den meisten Unternehmen ohnehin besteht – oder die Daten werden auf einem Server in der Cloud gespeichert. Neben der Platzersparnis wird auch der Papierverbrauch des Unternehmens minimiert, da Rechnungen und Co. nicht mehr ausgedruckt, eingescannt oder abgeheftet werden müssen. Ein wichtiger Schritt für das papierlose Büro und die Digitalisierung, bei der Deutschland leider stark hinterherhinkt. So verbrauchen wir so viel Papier wie kein anderes unserer Nachbarländer. Elektronische Dossiers können vom Verbrauch der wichtigen Ressource unabhängig machen oder den Bedarf einschränken. Denn neben dem reinen Holz und Zellstoff wird für die Produktion von Büropapier zudem viel Wasser und Strom gebraucht – hinzu kommt die Kohlenstoffdioxidemission. Bereits ein kleineres Büroteam kann so allein für die Ausdrucke und Kopien einige große Bäume im Jahr fällen, den Strombedarf eines Zwei-Personen-Haushalts decken und die Luft mit der gleichen Menge CO2 verschmutzen, die ein Auto auf einer langen Urlaubsstrecke ausstoßen würde.
Vorteil fürs das Unternehmen – zentrale Datendrehscheibe für mehr Effizienz
Natürlich sind die umweltfreundlichen Effekte von eDossiers und dem papierlosen Büro erfreulich. Unternehmer können zudem aber auch von einer gesteigerten Effizienz profitieren. Denn relevante Unterlagen können auf Knopfdruck mit vielen Suchmasken und -funktionen schnell gefunden werden. Neben der internen Zeitersparnis aufgrund des wegfallenden Rechercheaufwands müssen Kunden nicht lange auf benötigte Papiere warten. Zudem wird die gesamte Wertschöpfungskette inklusive der Geschäftspartner beschleunigt. Die Programme können dabei Dokumente in unterschiedlichen Dateiformaten und aus diversen Systemen auf einer Oberfläche übersichtlich präsentieren und den Anwender sogar proaktiv mit Informationen versorgen. Isolierte Kommunikationswege können bei wichtigen Entscheidungsfragen einfließen, die bei einer physischen Vorgehensweise schnell in der Blätterflut untergehen würden.
Fazit: Digitalisierungspotenzial von eDossiers nutzen lohnt sich
Elektronische Dossiers bieten jeder Unternehmensart und -form eine praktische Alternative für die physische Schriftgutverwaltung. Denn es wird eine zentrale Datendrehscheibe geschaffen, von der überall und zu jederzeit und je nach Lösung auch vom Smartphone aus zugegriffen werden kann. Der verminderte Rechercheaufwand sowie der gleiche Informationsstand bietet dem Unternehmen und den Mitarbeitern eine Erleichterung des Arbeitsalltages. Daher ist es auch für KMUs ratsam, anstatt am Papier festzuhalten, über die Einführung von elektronischen Dossiers nachzudenken, um den digitalen Wandel zu beschleunigen und sich näher in Richtung papierloses Büro zu bewegen – einige Startups aus den Niederlanden zeigen bereits, dass es auch ohne Papier geht.